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VADEMECUM PER I CLIENTI DI TRANSACTIONALE

(PUBLISHER, ADVERTISER)

  1. Descrizione di Transactionale e scopo del documento

Transactionale è un sito web di Lead generation individuato con nome a dominio www.transactionale.com, contenente una piattaforma tecnologica di proprietà di Flyer Tech S.r.l., piattaforma costituita da un network di Utenti registrati. Per la definizione di Lead e di Utente registrato si vedano i Termini e condizioni di Transactionale.

Transactionale permette di stabilire una connessione tra i componenti del network, ovvero i Publisher e gli Advertiser, e i Contatti. Per Contatti, così come definiti nei Termini e condizioni di Transactionale, si intende il consumatore e contatto finale di ogni Utente registrato che ha accettato di ricevere comunicazioni via eMail o SMS, avendo accettato la privacy policy del Publisher e/o dell’Advertiser. Per la definizione di Publisher e Advertiser si vedano i Termini e condizioni di Transactionale.

Immaginiamo, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, che un Contatto acquisti un prodotto sull'e-commerce di un Publisher aderente al network Transactionale; al termine dell'ordine, attraverso la piattaforma Transactionale, viene inviata al Contatto, che abbia preventivamente accettato la privacy policy del Publisher accettando anche di ricevere comunicazioni da terze parti, una comunicazione mail contenente sconti, offerte e/o promozioni (la c.d. Campagna Promozionale così come definita nei Termini e condizioni di Transactionale) collegate all'acquisto appena effettuato e relative a prodotti e/o servizi di uno o più altri componenti del network Transactionale, ovvero gli Advertiser.

A questo punto, se il Contatto accede alle proposte di una o più Campagne promozionali, una parte dei suoi dati potrà essere trasferita all'Advertiser della Campagna promozionale prescelta, per il futuro invio di comunicazioni commerciali da parte dell’Advertiser. Le operazioni descritte coinvolgono il trattamento di alcuni dati personali del visitatore e comportano l'insorgenza di precisi obblighi derivanti dalla disciplina sulla protezione dei dati personali.

Ma su chi gravano tali obblighi, in cosa consistono, e cosa occorre fare per agire legittimamente? A queste domande cercheremo di rispondere nel corso dei prossimi paragrafi del presente Vademecum.

  1. Il destinatario degli obblighi, ovvero il Titolare del trattamento

Il Publisher, in qualità di gestore del proprio e-commerce, riceve quotidianamente le visite dei propri Contatti, e con esse i loro dati personali.

Le informazioni ed i dati ricevuti possono essere soggetti a varie forme di trattamento: statistica, profilazione, comunicazione commerciale e molto altro ancora. Ogni singola operazione può essere effettuata direttamente dal Publisher, in qualità di titolare del trattamento e previa accettazione della relativa privacy policy da parte del Contatto, oppure da soggetti diversi, esterni alla sua organizzazione, nominati responsabili esterni del trattamento.

Transactionale rientra in questa seconda alternativa: Flyer tech S.r.l., in qualità di proprietario di Transactionale e fornitore dei Servizi, si limita infatti a predisporre gli strumenti tecnologici necessari alla realizzazione delle attività descritte al paragrafo precedente del presente Vademecum e dettagliatamente descritte nei Termini e condizioni di Transactionale. In altre parole, con riferimento ai dati dei Contatti (per la definizione di Contatti si veda la Privacy policy di Transactionale ed i Termini e condizioni di Transactionale) Transactionale agisce esclusivamente in veste di responsabile esterno del trattamento dei dati.

È dunque il Publisher, in veste di titolare del trattamento, a dover fornire a tutti i propri Contatti una privacy policy che descriva in modo chiaro il complessivo trattamento dei dati personali (incluso ma non limitato a Transactionale) e approntare adeguati meccanismi per la raccolta dei consensi al trattamento dei propri dati personali da parte dei Contatti.

In merito ai dati personali invece degli Utenti registrati(i Publisher e gli Advertiser) Transactionale agisce come Titolare del trattamento (per la definizione di Titolare del trattamento si veda la Privacy policy di Transactionale).

  1. Gli elementi essenziali di una privacy policy

Una privacy policy deve essere in grado di informare i propri lettori sui dettagli del trattamento dei propri dati, e cioè individuare il soggetto che tratta i dati, secondo quali modalità, dove li tratta e per quali fini. Si tratta di un documento essenziale poiché solo attraverso la sua lettura i visitatori e i Contatti potranno esprimere un consenso informato, libero e dunque valido sul trattamento dei propri dati (ed è per tale ragione che, nei nostri Termini e condizioni richiediamo all’Utente registrato di fornire ai propri Contatti tutte le informazioni richieste dalla legge).

Ad esempio, con riferimento a Transactionale, la sua Privacy policy, unitamente ai Termini e condizioni, fornisce una descrizione dei Servizi e della tipologia di comunicazioni commerciali effettuate al suo interno. La Privacy policy descrive poi le tecnologie ed i servizi di terze parti utilizzati da Transactionale e informa gli Utenti registrati sui diritti connessi al trattamento dei propri Dati personali e Dati di utilizzo (per la definizione di Dati personali e Dati di utilizzo di veda la Privacy policy di Transactionale).

  1. Servizi e funzionamento di Transactionale

Transactionale è un sito web individuato con nome a dominio www.transactionale.com, contenente una piattaforma tecnologica di proprietà di Flyer Tech S.r.l., piattaforma costituita da un network di Utenti registrati e disciplinata dai Termini e Condizioni d’uso di Transactionale, mediante il quale sono raccolti e trattati i Dati degli Utenti registrati e dei Contatti (così come definiti nei Termini e condizioni di Transactionale e nella Privacy Policy di Transactionale).

Il Servizio fornito da Transactionale utilizza alcuni dati personali dell'Utente registrato e dei Contatti (tra cui ad esempio, nome, cognome, interessi, acquisti effettuati, indirizzo email, etc.) per inviare comunicazioni di natura commerciale (ovvero le Campagne così come definite nei Termini e condizioni di Transactionale) relative a servizi e prodotti forniti da Advertiser appartenenti sempre al network Transactionale.

Le proposte inviate attraverso Transactionale sono sempre correlate, e non in concorrenza, al prodotto o servizio acquistato presso il Publisher. Per conoscere le modalità di trattamento dei Dati personali e Dati di utilizzo degli Utenti registrati e/o dei Contatti si rinvia alla Privacy Policy ed alla Cookie Policy di Transactionale.

Tutto ciò, con riferimento ai Servizi di marketing diretto offerti da Transactionale.

Il compito del nostro Servizio, però, non si esaurisce qui. Oltre a questo, infatti, Transactionale favorisce il passaggio di alcuni dati dei Contatti (così come definiti nei Termini e condizioni di Transactionale) tra i vari Utenti registrati del network. Più precisamente, se il Contatto di un Utente registrato accetta, attraverso la Privacy policy dell’Utente registrato, tale trattamento e quindi la trasmissione dei propri dati a terzi ai fini dell’invio di offerte commerciali, i dati inizialmente detenuti dal Publisher vengono trasferiti

all'Advertiser che, in futuro, potrà utilizzare le informazioni ed i dati ricevuti per finalità di comunicazione commerciale nei confronti del Contatto (e ciò senza la necessità di richiedere un nuovo consenso).

Questo rappresenta un “classico” caso di comunicazione di dati a terzi che deve essere oggetto di adeguata informativa ai Contatti ed adeguato consenso espresso da parte degli stessi.

  1. Comunicazione di dati a terzi attraverso Transactionale

Il Titolare (così come definito nei Termini e condizioni di Transactionale) potrebbe creare delle banche dati in qualità di titolare del trattamento utilizzando tutti o alcuni dei dati degli Utenti registrati e dei Contatti e/o utilizzando dati di secondo livello derivati dall’elaborazione statistica dei dati conferiti o dalla creazione di profili degli Utenti registrati.

Se il Contatto effettua un acquisto sul sito dell’Utente registrato, e presta il proprio consenso all’invio dei propri dati a terzi, il Titolare potrà comunicare i dati dei Contatti agli Advertiser. Gli Advertiser potranno utilizzare i dati ricevuti per inviare email di carattere commerciale e promozionale.

Il Contatto avrà sempre la possibilità di revocare il proprio consenso semplicemente inviando un’email al Publisher o alle informazioni di contatto di Transactionale contenute nella Privacy policy di Transactionale oppure, se la comunicazione recante le Campagne promozionali è già avvenuta, direttamente al componente del network Transactionale che ha ricevuto i dati.

  1. Il consenso

Dopo aver predisposto e sottoposto ai propri Contatti l'informativa privacy, il Publisher deve richiedere ed ottenere il consenso del Contatto di natura non solo generale (mediante la dicitura “Accetto la privacy policy del servizio”) ma anche e soprattutto il consenso distinto e ulteriore collegato ad alcune tipologie di trattamento dei dati quali profilazione, newsletter, DEM e comunicazione di dati a terzi.

Si tratta di peculiari tipologie di trattamento che devono essere accettate separatamente rispetto al consenso generico. Per esempio, l'utilizzo di Transactionale comporta sempre e comunque l'invio di DEM (ovvero “Direct Email Marketing”).

In questo senso, le check-box che il Publisher dovrebbe predisporre per la richiesta del consenso specifico al trattamento dei dati ai propri Contatti potrebbero essere le seguenti:

● Ho letto, compreso ed accetto la privacy policy e i termini e condizioni (inserire link ai documenti citati). Tale check-box è obbligatoria, l'iscrizione al sito e l'accesso ai servizi offerti deve essere preclusa a chi non accetta tali documenti.

● eventuali altri consensi per il trattamento dei dati di profilazione, newsletter, etc.

 Autorizzo il Titolare (o terzi incaricati) (in questo caso, Transactionale) ad analizzare le mie preferenze ed effettuare previsioni sulle mie scelte di consumo, per ricevere messaggi commerciali e/o promozionali in linea con i miei interessi. Tale check-box è facoltativa per i Contatti ai fini dell’espressione del loro consenso.

La lista che precede, come si può notare, non include la richiesta di consenso per la comunicazione dei dati dei Contatti in favore dell'Advertiser, che può essere posticipata al momento in cui sia realmente necessaria (e cioè quando il Contatto, ricevuta la mail contenente le Campagne promozionali degli Advertiser, accede a una delle offerte dell'Advertiser). Solo a quel punto, sarà necessario richiedere l'autorizzazione ed il consenso al Contatto, anche tramite una finestra di pop-up contenente un avviso del seguente tenore:

Accetto che i miei dati siano comunicati a soggetti terzi rispetto ai cui prodotti ho espresso interesse, autorizzandoli contestualmente a inviarmi email promozionali e/o commerciali riguardanti tali prodotti e servizi.” Tale check-box o finestra di pop-up è facoltativa per i Contatti ai fini dell’espressione del loro consenso.

In termini generali, ricordiamo che la check-box di richiesta del consenso non può mai essere pre-selezionata (viceversa il consenso al trattamento dei dati sarà invalido). Infine, a prescindere che si utilizzi una check-box o una finestra di pop-up, è particolarmente importante che il Publisher mantenga traccia di ogni singola manifestazione di consenso. Occorre sempre salvare i consensi dei propri Contatti, in modo sicuro e tale da consentire la futura riproduzione delle informazioni e dei dati ricevuti.

  1. Gli adempimenti in sintesi

In conclusione, il Publisher dovrebbe

:descrivere nella privacy policy, al Contatto, il trattamento dei suoi dati personali e, nello specifico, anche le modalità di invio dei suoi dati a terzi (ovvero Transactionale) ai fini dell’invio di DEM, e alla comunicazione di dati in favore di terze parti (in questo caso gli Advertiser);

● raccogliere il preventivo consenso dei Contatti in merito al trattamento dei suoi dati. In ossequio al principio della libertà della forma le modalità tecniche possono essere differenti (check-box, finestra pop-up etc.) purché siano idonee a raccogliere un consenso da parte del Contatto libero, specifico, valido, informato ed inequivocabile ai sensi di legge (cioè che abbia le caratteristiche di cui al Regolamento UE GDPR N. 679/2016);

● fornire in calce ad ogni comunicazione commerciale i propri dati societari, le istruzioni per modificare le impostazioni di invio (e.g. da invio giornaliero a settimanale o viceversa) e un link per cancellare l'iscrizione (C.D. Opt-out).


Ultimo aggiornamento: 31/01/2020